Bayangkan kita sedang mengadakan acara keluarga. Ada yang bertugas menyiapkan makanan, mengatur tempat, mengundang tamu, dan mengurus perlengkapan. Agar semuanya berjalan lancar, setiap orang harus saling memberi kabar. Jika informasi hanya disampaikan kepada satu orang, sementara yang lain tidak mengetahuinya, acara bisa berantakan. Makanan mungkin datang terlambat, tempat belum siap, atau tugas dikerjakan berulang kali.
Masalah sederhana ini sebenarnya sering terjadi dalam organisasi, baik di kantor, sekolah, komunitas, maupun lembaga pemerintahan. Bedanya, komunikasi sekarang tidak selalu dilakukan dengan bertatap muka. Pesan dapat dikirim melalui WhatsApp, email, rapat daring, atau aplikasi kerja bersama. Kita bisa berkomunikasi dengan orang yang berada jauh, bahkan berbeda kota.
Namun, apakah menggunakan teknologi otomatis membuat komunikasi menjadi efektif? Belum tentu. Pesan yang dikirim dengan cepat bisa saja tidak dipahami. Grup percakapan yang ramai justru dapat membuat informasi penting tenggelam. Bahkan, sebuah instruksi yang sebenarnya sederhana bisa menimbulkan kesalahpahaman jika disampaikan dengan cara yang kurang jelas.
Persoalan inilah yang dibahas Harjono Padmono Putro dalam jurnal berjudul Building Digital Communication Effectiveness in Organizations, yang diterbitkan dalam Journal of Data Science, Volume 1 Nomor 02, tahun 2023. Artikel ini mengulas bagaimana komunikasi digital dapat membantu organisasi bekerja lebih baik, sekaligus berbagai hambatan yang perlu diatasi.
Saya melihat pembahasan ini menarik karena komunikasi digital bukan lagi sesuatu yang hanya digunakan oleh perusahaan besar. Dalam kehidupan sehari-hari, kita pun sudah sangat bergantung pada teknologi untuk menyampaikan informasi, mengatur pekerjaan, dan menjaga hubungan dengan orang lain.
Teknologi Memudahkan, tetapi Komunikasi Tetap Harus Dipahami
Dalam jurnalnya, Putro menjelaskan bahwa komunikasi merupakan bagian penting dari keberhasilan organisasi. Komunikasi bukan sekadar kegiatan mengirim pesan dari satu orang kepada orang lain. Di dalamnya terdapat proses membangun pemahaman, mengatur kerja sama, menyelaraskan tujuan, dan memastikan setiap anggota mengetahui apa yang harus dilakukan.
Bayangkan seorang atasan mengirim pesan, “Tolong selesaikan laporan hari ini.” Bagi penerima pesan, instruksi tersebut mungkin masih menimbulkan pertanyaan. Laporan yang mana? Harus selesai pukul berapa? Siapa yang bertanggung jawab? Apakah perlu dikirim melalui email atau cukup disimpan di folder bersama?
Contoh ini memperlihatkan bahwa pesan yang singkat belum tentu jelas. Komunikasi yang efektif membutuhkan informasi yang mudah dipahami, sesuai kebutuhan, dan tidak menimbulkan banyak tafsir.
Penelitian Putro menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif. Secara sederhana, penelitian ini berusaha memahami persoalan melalui pengamatan, wawancara, dan dokumentasi, kemudian menjelaskan temuan yang diperoleh.
Hasil pembahasannya menunjukkan bahwa penggunaan komunikasi digital dapat memberikan dampak positif terhadap efisiensi kerja dan produktivitas organisasi. Teknologi membantu mengatasi hambatan jarak dan waktu, mempercepat pertukaran informasi, serta memudahkan proses pengambilan keputusan.
Misalnya, ketika anggota tim bekerja dari lokasi yang berbeda, mereka tidak harus selalu berkumpul secara langsung untuk membicarakan perkembangan pekerjaan. Informasi dapat disampaikan melalui email atau aplikasi komunikasi, sementara rapat daring dapat digunakan ketika dibutuhkan pembahasan bersama.
Dengan cara tersebut, pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan. Akan tetapi, manfaatnya tetap bergantung pada bagaimana teknologi itu digunakan.
Ketika Grup Percakapan Justru Membuat Pekerjaan Rumit
Pernahkah kita masuk ke sebuah grup WhatsApp yang setiap hari dipenuhi puluhan atau bahkan ratusan pesan? Informasi penting terkadang muncul di tengah percakapan yang tidak berkaitan. Ketika ingin mencarinya kembali, kita harus menggulir layar cukup lama.
Situasi seperti ini menjadi salah satu gambaran hambatan komunikasi digital yang dibahas dalam jurnal. Putro menjelaskan bahwa banyaknya informasi dapat membuat anggota organisasi kesulitan memahami pesan yang diterima. Informasi penting berisiko terlewat, prioritas pekerjaan menjadi tidak jelas, dan keputusan yang diambil bisa kurang tepat.
Selain itu, komunikasi digital juga menghadapi persoalan lain. Gangguan jaringan atau aplikasi dapat menghambat pekerjaan. Kurangnya kemampuan menggunakan teknologi membuat sebagian anggota organisasi kesulitan mengikuti komunikasi. Perbedaan bahasa dan kebiasaan juga dapat memunculkan salah pengertian.
Persoalan keamanan dan privasi tidak kalah penting. Pesan yang berisi dokumen pekerjaan, data pribadi, atau informasi internal dapat berisiko jika dibagikan tanpa memperhatikan siapa yang boleh mengaksesnya.
Artinya, organisasi tidak cukup hanya menyediakan aplikasi komunikasi. Mereka juga perlu memastikan bahwa anggotanya memahami cara menggunakan aplikasi tersebut, mengetahui aturan berbagi informasi, dan memiliki kebiasaan berkomunikasi yang baik.
Komunikasi yang Baik Harus Memberi Ruang untuk Mendengar
Salah satu hal yang ditekankan dalam jurnal ini adalah pentingnya komunikasi terbuka dan dua arah. Dalam sebuah organisasi, komunikasi seharusnya tidak hanya berjalan dari atasan kepada bawahan. Anggota organisasi juga perlu memiliki kesempatan untuk bertanya, menyampaikan pendapat, memberikan masukan, dan menjelaskan kesulitan yang mereka hadapi.
Analogi sederhananya seperti seorang guru yang sedang menjelaskan pelajaran di kelas. Jika guru hanya berbicara tanpa memberi kesempatan kepada siswa untuk bertanya, belum tentu seluruh siswa memahami materi. Sebaliknya, ketika siswa diberi ruang untuk menyampaikan kebingungan, guru dapat mengetahui bagian mana yang perlu dijelaskan kembali.
Hal yang sama berlaku dalam organisasi. Pesan yang disampaikan perlu disertai kesediaan untuk mendengar tanggapan. Putro juga menyoroti pentingnya mendengarkan secara aktif, yaitu tidak sekadar membaca atau menerima pesan, tetapi berusaha memahami maksudnya sebelum memberikan respons.
Menurut saya, kebiasaan ini sering kali justru menjadi tantangan dalam komunikasi digital. Kita bisa membaca pesan dengan cepat, tetapi terlalu terburu-buru membalas. Akibatnya, respons yang diberikan tidak selalu sesuai dengan maksud orang yang mengirim pesan.
Karena itu, komunikasi yang baik tidak hanya ditentukan oleh kecepatan membalas, tetapi juga oleh ketepatan memahami.
Relevansi dengan Kehidupan Kekinian
Di era sekarang, komunikasi digital telah menjadi bagian dari rutinitas. Pekerjaan dapat dikoordinasikan melalui grup percakapan, rapat dilakukan secara daring, dokumen dibagikan melalui penyimpanan digital, dan informasi organisasi dapat disampaikan melalui berbagai platform.
Kemudahan ini sangat terasa bagi orang-orang yang tidak berada di lokasi yang sama. Namun, perkembangan tersebut juga membuat kita perlu lebih berhati-hati dalam menyampaikan dan menerima informasi.
Misalnya, pesan tertulis tidak selalu mampu menggambarkan nada bicara atau ekspresi seseorang. Kalimat yang sebenarnya dimaksudkan sebagai pengingat bisa dianggap sebagai teguran. Sebuah komentar singkat dapat dipahami sebagai kemarahan, padahal pengirimnya tidak bermaksud demikian.
Di lingkungan kerja, kesalahpahaman semacam ini bisa memengaruhi hubungan antaranggota tim. Di lingkungan keluarga atau komunitas, hal yang sama juga dapat menimbulkan konflik yang sebenarnya tidak perlu terjadi.
Jurnal Putro mengingatkan bahwa komunikasi digital perlu dibangun dengan bahasa yang jelas, terbuka, dan mudah dipahami. Ketika suatu pesan berpotensi menimbulkan salah pengertian, penjelasan tambahan atau percakapan langsung bisa menjadi pilihan yang lebih baik.
Relevansi lainnya adalah soal keamanan informasi. Di tengah kebiasaan berbagi dokumen melalui internet, kita perlu membiasakan diri memeriksa penerima pesan, menjaga kata sandi, dan tidak sembarangan menyebarkan informasi yang bersifat pribadi atau rahasia.
Organisasi juga perlu menyediakan pelatihan dan dukungan bagi anggotanya. Tidak semua orang memiliki kemampuan digital yang sama. Jika teknologi hanya dikuasai oleh sebagian anggota, komunikasi justru dapat menciptakan kesenjangan baru.
Dengan demikian, komunikasi digital yang efektif bukan hanya tentang memiliki aplikasi paling canggih. Yang lebih penting adalah bagaimana manusia menggunakannya untuk membangun pemahaman, kepercayaan, dan kerja sama.
Kesimpulan
Jurnal Building Digital Communication Effectiveness in Organizations karya Harjono Padmono Putro menjelaskan bahwa komunikasi digital dapat membantu organisasi bekerja lebih efisien, mempercepat pertukaran informasi, memudahkan pengambilan keputusan, serta meningkatkan keterlibatan anggota organisasi.
Namun, manfaat tersebut tidak muncul secara otomatis. Gangguan teknologi, kurangnya pelatihan, masalah keamanan dan privasi, banyaknya informasi, serta kesalahpahaman dapat menghambat komunikasi.
Menurut saya, pesan penting dari jurnal ini adalah bahwa teknologi hanyalah alat. Keberhasilan komunikasi tetap bergantung pada manusia yang menggunakannya. Kita perlu menyampaikan pesan dengan jelas, bersedia mendengar, memberikan kesempatan kepada orang lain untuk berbicara, dan menjaga informasi yang dipercayakan kepada kita.
Dalam kehidupan sehari-hari, kebiasaan sederhana seperti memastikan pesan dipahami, tidak terburu-buru menyimpulkan, dan memilih saluran komunikasi yang tepat dapat membuat hubungan kerja maupun hubungan sosial menjadi lebih baik.
Pada akhirnya, komunikasi digital yang efektif bukan sekadar membuat pesan sampai lebih cepat. Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang membuat orang saling memahami dan mampu bekerja sama menuju tujuan yang sama.
Baca Jurnal Ilmiah Aslinya
Ulasan ini merupakan penyederhanaan dari gagasan utama jurnal Harjono Padmono Putro. Jika ingin memahami pembahasan lebih lengkap, termasuk metode penelitian, hasil, dan rujukan yang digunakan penulis, silakan membaca jurnal aslinya melalui tautan berikut.
Baca jurnal asli “Building Digital Communication Effectiveness in Organizations”